Política Tratamiento de Datos Adq S.A.S
1. MARCO NORMATIVO
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se adopta en cumplimiento de lo dispuesto en la:
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1377 de 2013
- Decreto 090 de 2018
- Circular Externa 003 de 2018
- Resolución 090 de 2020
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
- Demás normas que modifiquen, adicionen o reglamenten el régimen de protección de datos personales en Colombia.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: ADQ S.A.S.
NIT: 900915945-7
Domicilio: Rionegro, Antioquia, República de Colombia
Dirección: Km 2 Vía Belén – Bodega 3, Central de Empresas y Negocios
Correo electrónico: contacto@adq.com.co
Teléfono: +57 311 621 6027
ADQ S.A.S. actúa en calidad de Responsable del Tratamiento, en los términos definidos por la ley.
3. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
ADQ S.A.S. designa como responsable interno de la función de protección de datos personales al:
Cargo: Gerente general-Sebastian Cardona Osorio
Canal de contacto: contacto@adq.com.co
El Oficial de Protección de Datos tendrá, entre otras, las siguientes funciones:
- Supervisar el cumplimiento del régimen de protección de datos personales.
- Gestionar el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), cuando sea obligatorio.
- Atender consultas, reclamos y requerimientos de los titulares y de la SIC.
- Implementar programas de capacitación interna en protección de datos.
- Evaluar riesgos asociados al tratamiento de información personal.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política aplica a todas las bases de datos físicas y digitales administradas por ADQ S.A.S., que contengan datos personales de:
- Clientes
- Proveedores
- Empleados y exempleados
- Contratistas
- Aliados estratégicos
- Visitantes
- Cualquier persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la compañía.
5. DEFINICIONES
Para efectos de interpretación, se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, incluyendo:
- Autorización
- Aviso de Privacidad
- Base de Datos
- Dato Personal
- Dato Público
- Dato Privado
- Dato Semiprivado
- Dato Sensible
- Encargado del Tratamiento
- Responsable del Tratamiento
- Titular
- Tratamiento
Estas definiciones se entienden incorporadas integralmente a la presente política.
6. PRINCIPIOS RECTORES
El tratamiento de datos personales por parte de ADQ S.A.S. se regirá por los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad
- Finalidad
- Libertad
- Veracidad o calidad
- Transparencia
- Acceso y circulación restringida
- Seguridad
- Confidencialidad
7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades legítimas:
- Desarrollo del objeto social de la compañía.
- Gestión precontractual, contractual y poscontractual.
- Facturación, gestión contable y tributaria.
- Gestión de cartera y cobro.
- Envío de información técnica, comercial y publicitaria, previa autorización.
- Cumplimiento de obligaciones legales ante autoridades administrativas, fiscales y judiciales.
- Gestión de talento humano y seguridad laboral.
- Control de acceso a instalaciones físicas y sistemas de información.
El tratamiento se realizará únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales correspondientes.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales podrá ejercer en cualquier momento los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012, entre ellos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado respecto del uso dado a sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
9.1 Canales de Atención
Las solicitudes deberán presentarse por escrito al correo: contacto@adq.com.co o en la dirección física de la compañía.
9.2 Consultas
Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales.
9.3 Reclamos
El reclamo deberá contener:
- Identificación del titular
- Descripción precisa de los hechos
- Dirección física o electrónica de notificación
- Documentos soporte (si aplica)
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a su recepción.
Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD
ADQ S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información personal contra:
- Acceso no autorizado
- Pérdida
- Alteración
- Uso indebido
- Divulgación no autorizada
El acceso a datos personales estará restringido al personal autorizado bajo obligaciones de confidencialidad.
11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL
En caso de transferencia o transmisión de datos personales a terceros nacionales o internacionales, ADQ S.A.S. garantizará:
- La existencia de niveles adecuados de protección.
- La suscripción de contratos de transmisión conforme a la ley.
- El cumplimiento de las instrucciones impartidas por el Responsable.
12. VIGENCIA
La presente política rige a partir del 6 de mayo de 2025.
Las bases de datos serán conservadas durante la vigencia de la relación contractual y posteriormente por el término necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, contables o contractuales.
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